CRM
Lizenzierung
Verwaltung
Menü Home
Recherche
Kundensuche
Suche nach Ansprechpartner
Suche nach Verteilerliste
Menü Aktivitäten
Menü Reports
Datenexport
Serienmailings
Automatische Aktivität
Dublettenprüfung
Lizenzierung
Das
CRM Studio wird wie jede Intrexx Applikation auf Basis einer Vorlage erstellt. Sie finden die Vorlage
CRM Studio in der
Vorlagensammlung, die Sie im Modul
Applikationen erreichen. Für den Einsatz der Applikation müssen Sie eine
Lizenz erwerben.
Verwaltung
Öffnen Sie die Applikation
Kundenmanagement im Browser und klicken Sie auf das Menü
Verwaltung.
Hier finden Sie die allgemeinen Einstellungen des Kundenmanagements. Eine kurze Beschreibung erläutert die jeweilige Einstellung. Wenn Sie auf einen der Links klicken, öffnet sich ein Popupfenster, in dem Sie die Einstellungen ändern können. Klicken Sie auf den Link
Mitarbeiter.
Hier können Mitarbeiter als Sachbearbeiter im Kundenmanagement aus der Benutzerverwaltung importiert werden. Wenn Sie auf
Suchen klicken, werden alle in der Benutzerverwaltung erfassten Benutzer aufgelistet. Wählen Sie einen Benutzer aus. Seine Daten werden automatisch in den weiteren Feldern eingetragen. Klicken Sie auf
OK, um den neuen Sachbearbeiter zu speichern.
Reiter Home
Wenn Sie auf das Menü
Home klicken, befinden Sie sich auf dem Reiter
Home im Kundenportal. In den einzelnen Portlets werden die wichtigsten Kundendaten angezeigt. Sie haben hier die Möglichkeit, eine Gesamtsuche über alle Kundendaten auszuführen. Über einen Quicklink kann ein neuer Kunde angelegt werden. Sie haben überfällige, heutige und zukünftige Aktivitäten im Blick. Die
Applikations-Portalseite des Kundenmanagements kann individuell angepasst werden.
Reiter Kunden
Wechseln Sie auf den Reiter
Kunden.
Hier werden alle bestehenden Kunden in einer Tabelle mit
Kundennummer,
Firma,
Straße,
PLZ und
Ort angezeigt. Klicken Sie auf den Reiter
Neuer Kunde, um einen Kunden anzulegen.
Stammdaten
Am Kopf der Seite sehen Sie mehrere Reiter. Die Reiter, auf denen Sie bei einer Neuanlage Daten eingeben sollten, sind aktiv. Alle weiteren Reiter sind erst erreichbar, wenn Sie den neuen Datensatz abgespeichert haben. Tragen Sie hier Ihre Kundendaten ein. Sie haben die Möglichkeit, über eine Auswahlliste einen
internen Betreuer auszuwählen. Die Auswahlliste zeigt alle Mitarbeiter an, die Sie im Menü
Verwaltung über den Link
Mitarbeiter als Benutzer des Kundenmanagements angelegt haben. Speichern Sie den neuen Kunden.
Wenn mehrere Datensätze erfasst sind, können Sie mit den Schaltflächen
am Kopf der Seite durch die Datensätze blättern.
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Kundendaten aus externen Quellen können mit einem Datentransfer sehr einfach in das Kundenmanagement übernommen werden. Eine weitere Möglichkeit ist die Integration von Fremddaten im Kundenmanagement.
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Ansprechpartner
Wechseln Sie auf den Reiter
Ansprechpartner.
Hier können Sie die Ansprechpartner des Kunden erfassen. Klicken Sie auf
Ansprechpartner Neu.
Auch hier finden Sie verschiedene Reiter. Geben Sie die Ansprechpartnerdaten ein und klicken Sie auf
Speichern. Der neue Ansprechpartner ist nun gespeichert. Wechseln Sie auf den Reiter
Kontaktinformationen und ergänzen Sie die Kontaktdaten.
Klicken Sie dann auf
OK. Wechseln Sie auf den Reiter
Zuweisung.
Hier können Sie den Ansprechpartner als
Hauptansprechpartner oder
Entscheider kennzeichnen. Sie haben die Möglichkeit, eine
E-Mail-Sperre oder eine
Postsperre einzusetzen. Klicken Sie auf
OK und wechseln Sie auf den Reiter
Verschiedenes.
Hier können zusätzliche Daten wie der
Geburtstag, die
Abteilung, die
Funktion und
Hobbies hinterlegt werden. Klicken Sie auf
OK und wechseln Sie auf den Reiter
Kontakte.
Auf diesem Reiter werden alle Aktivitäten, die Sie später bei telefonischen oder persönlichen Kontakten mit diesem Ansprechpartner im Kundenmanagement dokumentieren können, in einer Tabelle angezeigt. Die Spalten der Tabelle können über den Link
Tabelle anpassen geändert werden. Wechseln Sie auf den Reiter
Übergabe Outlook.
Sie sehen hier eine Übersicht über alle erfassten Ansprechpartnerdaten. Mit Klick auf
An Outlook übergeben wird eine VCF-Datei erzeugt, die Sie als neuen Kontakt in
Outlook importieren können. Schließen Sie das Fenster. Der neue Ansprechpartner wird nun auf dem Reiter
Ansprechpartner in der Tabelle angezeigt.
Profil
Wechseln Sie auf den Reiter
Profil.
Hier werden vertriebsrelevante Merkmale wie die
Umsatzklasse, die
Herkunft der Adresse, die
Anzahl Mitarbeiter des Kundenunternehmens, der
Typ und die
Branche erfasst. Der Kunde kann als
Referenzkunde, Mitbewerber oder
Vertriebspartner gekennzeichnet werden. Mit
Stichwort Neu können Stichwörter erfasst werden, nach denen Sie in der Kundensuche suchen können. Ist ein Kunde als
Vertriebspartner gekennzeichnet, kann er später bei einer Leadvergabe als externer Betreuer ausgewählt werden.
Verteiler
Hier kann ein Verteiler zugeordnet werden. Klicken Sie auf
Verteiler zuordnen.
Über die Kundensuche können Sie später schnell alle Kunden ermitteln, die dem Verteiler (z.B. Weihnachtskarte) zugeordnet sind. Verteiler werden im Menü
Verwaltung erfasst.
Vertrieb
Wechseln Sie auf den Reiter
Vertrieb.
Hier kann eine Abschlussprognose abgegeben werden. Klicken Sie auf
Neuer Vertriebseintrag.
Tragen Sie hier die
Abschlusswahrscheinlichkeit in Prozent, die
Vertriebsphase, das
geplante Abschlussdatum und ein
Stichwort ein, nach dem Sie später recherchieren können. Klicken Sie auf
Speichern.
Sie können nun auf dem Reiter
Artikel über
Artikel Neu Artikel eintragen.
Klicken Sie auf
Speichern und schließen Sie das Fenster. Der geplante Umsatz wird dem allgemeinen Umsatzplan (Menü
Reports) hinzugerechnet. Mit den Vertriebsreports haben Sie den Überblick über laufende Prozesse und können entsprechend kalkulieren.
Finanzen
Wechseln Sie auf den Reiter
Finanzen.
Hier erfassen Sie
Zahlungsmoral,
Zahlungsart,
Umsatzzahlen und die
Kreditlinie des Kunden. Der Kunde kann mit einer
Liefersperre und als
kreditversichert gekennzeichnet werden. Über den Link
Offene Artikelbezüge ein-/ausblenden können offene Lieferungen eingeblendet werden.
Aktivitäten
Wechseln Sie auf den Reiter
Aktivitäten.
Hier haben Sie den Überblick über
überfällige,
heutige und
zukünftige Aktivitäten. Die Spalten der jeweiligen Tabellen können über den Link
Tabelle anpassen geändert werden. Sie können neue Aktivitäten als
Aufgabe, Kundentermin, Supportanfrage, Besuchsbericht, Telefonnotiz oder
Leadvergabe anlegen. Klicken Sie auf den entsprechenden Link.
Hier sehen Sie eine neue Aktivität, die als
Aufgabe angelegt wird. Tragen Sie die Art der
Aufgabe, den
Ansprechpartner, ein Stichwort und die Bemerkung, die die Aufgabe beschreiben sollte, ein. Über die Schaltfläche
Durchsuchen kann eine beliebige Datei angehängt werden. Tragen Sie die
Abteilung und den
Mitarbeiter ein, der verantwortlich für die Erledigung der Aufgabe ist. Sie können eine
Priorität setzen. In
Erledigt bis tragen Sie das Datum ein, zu dem die Aufgabe erledigt werden soll. Setzen Sie bei einer erledigten Aufgabe die Einstellung
erledigt, indem Sie auf das Kontrollkästchen klicken. In
Erledigt am tragen Sie das Datum ein, an dem die Aufgabe erledigt wurde. Über
Übernehmen + Mail kann eine E-Mail mit den Aufgabendaten an den zuständigen Mitarbeiter versendet werden. Die Aktivität wird gleichzeitig gespeichert.
Eine unerledigte Aufgabe wird nun je nach Fälligkeit in einer der Tabellen auf dem Reiter
Aktivitäten angezeigt. Sie kann zur weiteren Bearbeitung geöffnet werden. Öffnen Sie die Aufgabe und klicken Sie auf den Reiter
Verlauf.
Sie haben hier die Möglichkeit, mehrere Kommentare für den Verlauf der Aktivität zu hinterlegen.
Bestätigen Sie den Dialog mit
Speichern.
Wechseln Sie auf den Reiter
Log.
Hier werden Sie über den Erfasser, das Erfassungsdatum und den Zeitpunkt, zu dem die Aktivität geändert wurde, informiert. Schließen Sie das Fenster.
Im Bereich
Anzeige, links unten auf der Seite, kann zwischen der Anzeige von unerledigten Aktivitäten und dem
Logbuch, das erledigte Aktivitäten anzeigt, gewechselt werden.
Artikel
Wechseln Sie auf den Reiter
Artikel.
In der Tabelle werden alle Artikelbezüge gelistet. Über den Link
Angebote ein-/ausblenden kann die Übersicht über laufende Angebote eingeblendet werden. Klicken Sie hier auf
Artikelbezug Neu, um einen neuen Bezug anzulegen.
Aus der oberen Auswahlliste können Sie einen Artikel auswählen, wenn Sie Artikel im Menü
Verwaltung erfasst haben. Die Felder im oberen Bereich werden automatisch ausgefüllt. Klicken Sie auf die Schaltfläche
Berechnen, um den Gesamtpreis zu aktualisieren. Wählen Sie die
Belegart aus. Ein Artikelbezug kann über den Bestellstatus als
Offenoder
Abgeschlossen gekennzeichnet werden. Klicken Sie auf
Speichern, um den neuen Artikelbezug zu speichern.
Leads
Klicken Sie auf den Reiter
Leads.
Alle Aktivitäten, die als
Leadvergabe angelegt wurden, werden hier in einer Tabelle aufgelistet. Bei einer Leadvergabe-Aktivität werden alle Kunden, die auf dem Reiter
Profil als Vertriebspartner gekennzeichnet wurden, in einer Auswahlliste aufgelistet. Der Vertriebspartner, den Sie ausgewählt haben, wird hier angezeigt. Auf diesem Reiter haben Sie den Überblick über alle externen Betreuer des Kunden.
Portal
Auf dem Reiter
Portal werden die wichtigsten Daten des ausgewählten Kunden in Portlets angezeigt. Auch diese Seite kann, wie jede
Portalseite in Intrexx, angepasst werden.
Recherche
Mit der Recherche können Sie komplexe Abfragen über Kunden, Ansprechpartner und Aktivitäten ausführen. Das Ergebnis der Recherche wird in einer Tabelle angezeigt. Wählen Sie zunächst ein Datenfeld aus. In der mittleren Auswahlliste wählen Sie den Operator aus. Geben Sie den gesuchten Wert im Eingabefeld
Wert an. Die Recherche
Firma enthält Meine würde z.B. alle Kunden liefern, deren Firmenname den Begriff
Meine enthält. Sollen zusätzlich nur die Kunden angezeigt werden, deren Kundennummer mit 1 beginnt, würden Sie in der zweiten Zeile das Datenfeld
Kundennummer, den Operator
beginnt mit und den Wert 1 eintragen. Als Verknüpfung der beiden Recherchekriterien müssten Sie in diesem Beispiel die Option
und wählen. Über die Kontrollkästchen
Hauptansprechpartner, E-Mail-Sperre und
Post-Sperre kann das Ergebnis zusätzlich eingeschränkt werden.
Kundensuche
Die Kundensuche erreichen Sie über das Menü
Kundensuche oder über den Reiter
Kundensuche im Menü
Home. In der Kundensuche kann gezielt nach einem bestimmten Kunden gesucht werden. Wählen Sie ein Feld, z.B. die Kundennummer, in der Auswahlliste aus und tragen Sie die Kundenummer im Eingabefeld rechts daneben ein. Mit einem Klick auf
Suchen wird das Suchergebnis in der Tabelle unten angezeigt. Über die Kontrollkästchen
nur Hauptansprechpartner,
ohne E-Mail-Sperre und
ohne Post-Sperre können Sie die Ergebnisse zusätzlich einschränken. Über den Link
Tabelle anpassen können Sie festlegen, welche Felder in der Ergebnistabelle angezeigt werden. Mit einem Klick auf das Lupensymbol in der Tabelle wird der Kunde zur Bearbeitung geöffnet.
Suche nach Ansprechpartner
Hier können Sie gezielt nach einem Ansprechpartner suchen. Alle Felder der Datengruppe
Ansprechpartner stehen zur Auswahl.
Suche nach Verteilerliste
Verteilerlisten werden im Menü
Verwaltung angelegt. Ansprechpartner können diesen Verteilerlisten zugeordnet werden. Mit dieser Suchenfunktion ermitteln Sie alle Ansprechpartner, die einer bestimmten Verteilerliste zugeordnet sind.
Im Applikationsmenü
Aktivitäten können Sie in der Auswahlliste
Mitarbeiter einen Benutzer des Kundenmanagements auswählen. Alle Aktivitäten, für die der Mitarbeiter verantwortlich ist, werden in der Tabelle gelistet. Ein Klick auf das
Symbol wechselt auf den Reiter
Portal, auf dem die Daten des Kunden in Portlets angezeigt werden. Von hier aus können die Daten auch bearbeitet werden. Ein Klick auf das
Symbol öffnet die Aktivität zur Bearbeitung.
Hier finden Sie eine Sammlung von vorgefertigten Auswertungen, mit denen Sie Reports über Ihren Kundenbestand ausgeben können. Klicken Sie auf einen der Links, um die Auswertung zu starten.
Datenexport
Unter jeder Tabelle, die Ergebnisse einer Suche oder Recherche anzeigt, finden Sie den Link
Export. Ein Klick auf diesen Link öffnet ein weiteres Fenster, in dem Sie einstellen können, ob Sie die Daten der Tabelle als Text- oder Exceldatei exportieren wollen.
Geben Sie die gewünschten Trennzeichen (Semikolon, Komma oder Tabulator) an. Mit der Einstellung
Überschriften der Felder als erste Zeile aufnehmen werden die Spaltentitel der Tabelle in den Export aufgenommen. Klicken Sie auf
OK und speichern Sie die Exportdatei in einem beliebigen Verzeichnis ab. Sie können die Datei z.B. als Steuerdatei für Serienmailings in anderen Programmen einsetzen.
Serienmailings
Unter jeder Tabelle, die Ergebnisse einer Suche oder Recherche anzeigt, finden Sie den Link
E-Mail. Über diesen Link öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie eine E-Mail verfassen und an alle Datensätze des Rechercheergebnisses versenden können.
Sie können die E-Mail im
Text- oder
HTML-Format versenden. Tragen Sie den
Absender und einen
Betreff ein. Den Text der E-Mail können Sie im Feld
Text eingeben. Über die Funktion
Autofelder einsetzen wird ein Datenfeld aus der Datengruppe
Ansprechpartner in den Text der E-Mail eingefügt. Wählen Sie das gewünschte Feld aus der Auswahlliste aus. Als Platzhalter wird der Feldname und eine Zahlenkombination in eckigen Klammern im Textfeld der Nachricht eingesetzt. Dieser Wert wird beim Absenden der Mail durch den jeweiligen Wert des Feldes ersetzt. Sie können eine Datei in den
Anhang der Mail aufnehmen, die ebenfalls versendet wird. Mit der Einstellung
Aktivität generieren wird für jeden per E-Mail erreichten Kunden ein Logbucheintrag erzeugt und gespeichert. Über die Schaltfläche
Test E-Mail können Sie eine E-Mail an einen beliebigen Empfänger versenden, um vor dem Versand des Serienmailings den Inhalt zu kontrollieren.
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Diese Funktionalität steht nur zur Verfügung, wenn das Werkzeug E-Mail-Service eingerichtet wurde.
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Automatische Aktivität
Unter jeder Tabelle, die Ergebnisse einer Suche oder Recherche anzeigt, finden Sie den Link
Aktivität. Ein Klick auf den Link öffnet ein weiteres Fenster.
Hier können Sie ein
Stichwort und
den Text der Aktivität im Feld
Bemerkung eintragen. Wählen Sie die
Abteilung und den zuständigen
Mitarbeiter aus. Mit der Einstellung
erledigt können Sie die Aktivität als erledigt kennzeichnen. In
Erledigt bis tragen Sie das Datum ein, zu dem die Aktivität erledigt werden soll. Ist sie als erledigt gekennzeichnet, tragen Sie im Feld
Erledigt am ein, wann die Aufgabe erledigt wurde. Wenn Sie auf
OK klicken, wird bei jedem Kunden, der in der Ergebnistabelle der Suche bzw. Recherche angezeigt wird, automatisch eine Aktivität mit Ihren Angaben erzeugt und gespeichert.
Dublettenprüfung
Im Menü
Verwaltung haben Sie die Möglichkeit, einen Dublettenabgleich auf Ihren Datenbestand abzusetzen. Ein Klick auf den Link öffnet ein Fenster, in dem Sie die Kriterien für den Abgleich festlegen können.
Sie können bis zu drei Kriterien angeben, mit denen die Datensätze verglichen werden. Zusätzlich können Sie noch angeben, wie viele Zeichen vom Wortbeginn an berücksichtigt werden sollen. Die Angabe
-1 vergleicht alle Zeichen des Datenfeldes. Klicken Sie auf
Dubletten suchen, um die Suche zu starten.
Ist die Suche abgeschlossen, werden die gefundenen Dublettensätze gruppiert angezeigt. Sie können mit einem Klick auf das
Symbol direkt in die Stammdaten eines Datensatzes wechseln. Jede Dublette hat ein Optionsfeld, das den Masterdatensatz bestimmt. Der Masterdatensatz ist die Hauptadresse, alle weiteren Adressen werden als Dubletten betrachtet. Wenn Sie eine Dublette markieren und auf die Schaltfläche
Datensätze zusammenführen klicken, wird dieser Datensatz mit dem Mastersatz zusammengeführt und anschließend gelöscht. Alle untergeordneten Daten wie Aktivitäten, Ansprechpartner etc. werden dabei in den Masterdatensatz übernommen.