Importieren Sie die vom
Application Store
heruntergeladene Datei ix-crm.zip. Setzen Sie beim Import der Applikation die Einstellung
"Mit Rechten importieren".
1.2. Lizenz
Im nächsten Schritt kann der Lizenzschlüssel für das CRM eingetragen werden.
1.3. Rechte
Im Importverlauf können die Applikationsrechte zugeordnet werden.
Wir empfehlen, die Benutzergruppen
CRM-Administrator
CRM-Benutzer
neu anzulegen. Nehmen Sie nach dem kompletten Import einfach die vorhandenen Portal-Benutzer
in der Benutzerverwaltung
entsprechend als Mitglieder
in die jeweilige Benutzergruppe auf.
2. Menü "Verwaltung"
Öffnen Sie die Applikation im Browser und klicken Sie auf das Menü "Verwaltung".
Hier finden Sie Links, die entsprechende Seiten öffnen, auf denen die jeweiligen
Einstellungen bearbeitet werden können.
2.1. Allgemein
Dublettenabgleich
Geben Sie hier an, wieviele Dublettensätze maximal ermittelt werden sollen.
Dann können die Datenfelder, die verglichen werden sollen, ausgewählt werden.
In "Anzahl Zeichen" kann pro Datenfeld vorgegeben werden, wieviele Zeichen
für den Vergleich berücksichtigt werden sollen. Mit dem Wert -1 werden
alle Zeichen verglichen.
Hier werden die ermittelten Dubletten angezeigt. Die Daten können zusammengeführt
werden. Dazu legen Sie zuerst den Masterdatensatz - den Datensatz, der erhalten bleibt - fest
(s. Legende im Dialog). Markieren Sie dann das Kontrollkästchen links neben dem Datensatz,
der in den Masterdatensatz übernommen werden soll. Bei der Zusammenführung bleiben die
Daten im Masterdatensatz unverändert. Daten, die in der Dublette vorkommen, aber nicht im
Masterdatensatz enthalten sind, werden hinzugefügt.
Serienmail - Protokoll
Alle Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.
2.2. Ihre Mitarbeiter in der Kundenverwaltung
Hier können Mitarbeiter als Sachbearbeiter im Kundenmanagement aus der Benutzerverwaltung importiert werden -
zB. für die Zuweisung von Aufgaben oder der Betreuung eines Kunden.
Wenn Sie auf "Suchen" klicken, werden alle in der Benutzerverwaltung erfassten
Benutzer aufgelistet. Wählen Sie einen Benutzer aus. Seine Daten werden automatisch in den weiteren
Feldern eingetragen. Klicken Sie auf "OK", um den neuen Sachbearbeiter zu speichern.
2.3. Auswahllisten im Kundenmanagement
Mit Klick auf einen der Links in diesem Bereich wird eine Seite geöffnet,
auf der Sie die Einträge in der jeweiligen Auswahlliste bearbeiten oder ergänzen können.
3. Menü "Home"
3.1. Reiter "Home"
Hier finden Sie die wichtigsten Kundendaten in einzelnen Portlets.
Die Gesamtsuche wird über alle Kundendaten ausgeführt.
Über einen Quicklink kann ein neuer Kunde angelegt werden. Sie haben überfällige, heutige
und zukünftige Aktivitäten im Blick. Diese Seite ist ein
Applikations-Portal, das individuell angepasst werden kann. Alle
Informationen dazu finden Sie hier.
3.2. Reiter Kunden
Hier werden alle bestehenden Kunden in einer Tabelle mit Kundennummer, Firma, Straße, PLZ und Ort angezeigt.
Klicken Sie auf den Link "Neuer Kunde", um einen Kunden anzulegen.
3.2.1. Stammdaten
Tragen Sie hier die Stammdaten ein und klicken Sie auf "Speichern".
Über die Reiter am Kopf der Seite können alle weiteren Kundendaten ergänzt werden.
Wenn mehrere Kunden erfasst sind, können Sie hier mit den Schaltflächen unter dem Kundennamen
durch die Datensätze blättern.
Kundendaten aus externen Quellen können mit einem
Datentransfer sehr
einfach in das Kundenmanagement übernommen werden. Eine weitere Möglichkeit ist die
Integration von Fremddaten
im CRM.
3.2.2. Ansprechpartner
Hier werden die Ansprechpartner des Kunden aufgelistet. Klicken Sie auf "Ansprechpartner Neu",
wenn Sie neue Ansprechpartner erfassen wollen. Ein Klick auf den Namen eines Ansprechpartners
öffnet eine Seite, in der die Daten bearbeitet werden können.
Ansprechpartner
Hier können die Daten des Ansprechpartners bearbeitet werden.
Kontaktinformationen
Hier können die Daten des Kontaktdaten bearbeitet werden.
Zuweisung
Hier können Sie den Ansprechpartner als Hauptansprechpartner oder Entscheider kennzeichnen.
Möchte der Ansprechpartner keine E-Mails erhalten, so kann dies hier mit einer
E-Mail-Sperre vermerkt werden. Entsprechend kann eine Postsperre eingetragen werden.
Verschiedenes
Hier können zusätzliche Daten wie Geburtstag, Abteilung, Funktion und Hobbies eingetragen werden.
Kontakte
Auf diesem Reiter werden alle Aktivitäten, die bei telefonischem oder persönlichem
Kontakt mit diesem Ansprechpartner im CRM dokumentiert sind, in einer Tabelle angezeigt. Die Spalten der Tabelle
mit Klick auf den Link "Tabelle anpassen" geändert werden.
Alle Felder, die Sie hier in die Liste "Bereits gewählt" aufnehmen, werden als Spalte in der
Tabelle angezeigt. Auf dem Reiter "Export" können auf dieselbe Weise Felder, die bei einem
Datenexport enthalten sein sollen, ausgewählt werden.
Übergabe Outlook
Hier sehen Sie eine Übersicht über alle erfassten Ansprechpartnerdaten.
Mit Klick auf "An Outlook übergeben" wird eine VCF-Datei erzeugt, die Sie als neuen
Kontakt in "Outlook" importieren können.
3.2.3. Profil
Hier werden vertriebsrelevante Merkmale wie die Umsatzklasse, die Herkunft der Adresse,
die Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen, der Typ und die Branche erfasst. Der Kunde
kann als Referenzkunde, Mitbewerber oder Vertriebspartner gekennzeichnet werden.
Mit Klick auf den Link "Neues Stichwort erfassen" können Stichwörter erfasst werden,
nach denen Sie in der Kundensuche suchen können.
Hier kann ein bestehendes Stichwort ausgewählt oder mit Klick auf
"Datensatz hinzufügen"
neu erstellt und zugeordnet werden.
Ist ein Kunde als Vertriebspartner gekennzeichnet, kann er später bei einer Leadvergabe
Betreuer ausgewählt werden.
3.2.4. Verteiler
Hier kann mit Klick auf den Link "Verteiler zuordnen" ein Verteiler zugewiesen werden.
Über die Kundensuche können Sie alle Kunden ermitteln,
die dem Verteiler zugeordnet sind. Verteiler werden im
Menü "Verwaltung" erfasst.
3.2.5. Vertrieb
Hier kann eine Abschlussprognose abgegeben werden. Klicken Sie dazu auf "Neuer Vertriebseintrag."
Tragen Sie hier die Abschlusswahrscheinlichkeit in Prozent, die Vertriebsphase,
das geplante Abschlussdatum und ein Stichwort ein, nach dem Sie später recherchieren können.
Wenn Sie den vorhergehenden Schritt gespeichert haben, können
Sie auf dem Reiter "Artikel" Artikel erfassen.
Auf dem Reiter "Bemerkung" kann der Vertriebseintrag kommentiert werden.
Der geplante Umsatz von Vertriebseinträgen wird nach dem Speichern den
Umsatzplänen hinzugerechnet.
3.2.6. Finanzen
Hier erfassen Sie Zahlungsart und -moral, Umsatzzahlen und die Kreditlinie des Kunden.
Der Kunde kann mit einer Liefersperre und als kreditversichert gekennzeichnet werden.
Über den Link "Offene Artikelbezüge ein-/ausblenden" können offene Lieferungen ein- bzw. ausgeblendet werden.
3.2.7. Aktivitäten
Hier haben Sie den Überblick über überfällige, heutige und zukünftige Aktivitäten.
Die Spalten der jeweiligen Tabellen können über den Link "Tabelle anpassen" geändert werden.
Sie können neue Aktivitäten als Aufgabe, Kundentermin, Supportanfrage, Besuchsbericht, Telefonnotiz
oder Leadvergabe anlegen. Klicken Sie auf den entsprechenden Link.
Im Bereich "Anzeige", links unten auf der Seite, kann die Tabelle im rechten Bereich für die Anzeige von unerledigten
Aktivitäten oder dem Logbuch, das erledigte Aktivitäten anzeigt, gefiltert werden.
Neue Aktivität
Tragen Sie hier die Art der Aufgabe, den Ansprechpartner, ein Stichwort und die Bemerkung,
die die Aufgabe beschreiben sollte, ein. Auch ein Dateianhang kann aufgenommen werden.
Tragen Sie die Abteilung und den Mitarbeiter ein, der verantwortlich für die
Erledigung der Aufgabe ist. Sie können eine Priorität setzen. In "Erledigt bis"
tragen Sie das Datum ein, zu dem die Aufgabe erledigt werden soll. Setzen Sie bei einer
erledigten Aufgabe die Einstellung "erledigt", indem Sie auf das Kontrollkästchen klicken.
In "Erledigt am" tragen Sie das Datum ein, an dem die Aufgabe erledigt wurde.
Mit Klick auf "Übernehmen + Mail" kann eine E-Mail mit den Aufgabendaten an den
zuständigen Mitarbeiter versendet werden. Die Aktivität wird gleichzeitig gespeichert.
Eine unerledigte Aufgabe wird nun je nach Fälligkeit in einer der Tabellen auf dem Reiter "Aktivitäten"
angezeigt. Sie kann mit Klick auf "Aktivität bearbeiten"
zur weiteren Bearbeitung geöffnet werden.
Verlauf
Auf diesem Reiter können Kommentare für den Verlauf der Aktivität notiert werden.
Klicken Sie dazu auf den Link "Neu".
Log
Auf diesem Reiter werden Sie über den Erfasser, das Erfassungsdatum und den Zeitpunkt,
zu dem die Aktivität geändert wurde, informiert.
3.2.8. Artikel
Hier werden alle Artikelbezüge gelistet. Mit Klick auf den Link "Angebote ein-/ausblenden"
kann die Übersicht über laufende Angebote eingeblendet werden.
Klicken Sie auf "Artikelbezug Neu", um einen neuen Artikelbezug anzulegen.
Hier können Sie einen Artikel auswählen, wenn Sie Artikel im Menü "Verwaltung"
erfasst haben. Die Felder im oberen Bereich werden automatisch ausgefüllt. Klicken Sie auf
"Berechnen", um den Gesamtpreis zu aktualisieren. Wählen Sie auch die Belegart aus.
Ein Artikelbezug kann über den Bestellstatus als "Offen" oder "Abgeschlossen" gekennzeichnet werden.
3.2.9. Leads
Im CRM gibt es die Möglichkeit, Kunden-Datensätze als Vertriebspartner zu kennzeichnen.
Diese Einstellung kann auf dem Reiter Profil gesetzt werden.
Bei einem als Vertriebspartner gekennzeichneten Kunden sehen Sie die zugeordneten Kunden-Aktivitäten
dann auf dem Reiter "Leads". Um einem Vertriebspartner Kunden zuzuordnen, legen Sie eine
Leadvergabe-Aktivität an.
Klicken Sie auf den Link "Leadvergabe" und wählen Sie anschließend den gewünschten
Vertriebspartner aus. Wählbar sind in der Auswahlliste alle Kunden, die entsprechend
als Vertriebspartner gekennzeichnet wurden.
Welche Vertriebspartner einem Kunden zugeordnet sind, erkennen Sie auf dem
Reiter "Stammdaten". Der Vertriebspartner ist dort als
externer Betreuer eingetragen.
3.2.10. Portal
Hier werden die wichtigsten Kundendaten angezeigt. Auch diese Seite kann, wie die
Home-Seite, individuell angepasst werden.
3.3. Reiter "Recherche"
Mit der Recherche können Sie komplexe Abfragen über Kunden, Ansprechpartner und Aktivitäten ausführen.
Mit Klick auf den Link "Optionen" können die Felder, die für die Recherche wählbar sein sollen,
festgelegt werden.
Das Ergebnis der Recherche wird in einer Tabelle angezeigt.
Wählen Sie zunächst ein Datenfeld aus. In der mittleren Auswahlliste wählen Sie den Operator aus. Geben Sie den gesuchten Wert im Eingabefeld
"Wert "an. Mit einer "Und" oder "Oder"-Verknüpfung können mehrere Bedingungen miteinander verknüpft werden.
Mit den Einstellungen "Hauptansprechpartner", "E-Mail-Sperre" und "Post-Sperre" kann das Ergebnis zusätzlich eingeschränkt werden.
Klicken Sie auf "Suchen", um die Recherche auszuführen.
Mit Klick auf den Link "Recherche speichern" kann die aktuell ausgeführte Recherche unter einem
eigenen Namen abgespeichert und bei Bedarf über den Link "Recherche laden" erneut ausgeführt werden.
Dabei stehen persönliche Recherchen nur dem Benutzer, der die Recherche gespeichert hat,
zur Verfügung. Wird eine Recherche auf dem Reiter "Global" gespeichert, steht sie allen
CRM-Benutzern zur Verfügung.
3.4. Reiter "Kundensuche"
Alle Informationen zu diesem Thema finden Sie
hier.
3.5. Reiter "Suche nach Ansprechpartner"
Hier kann nach Ansprechpartnern gesucht werden. Alle Felder der Datengruppe "Ansprechpartner" stehen zur Auswahl.
3.6. Reiter "Suche nach Verteilerliste"
Verteilerlisten werden im Menü "Verwaltung" angelegt.
Diese Verteiler können Kunden auf dem Reiter "Verteiler" zugeordnet werden.
Mit dieser Suchenfunktion ermitteln Sie alle Kunden, die einer bestimmten Verteilerliste zugeordnet sind.
4. Menü "Kundensuche"
Die Kundensuche erreichen Sie über das Menü "Kundensuche" oder über das
Menü "Home". In der Kundensuche kann
gezielt nach einem bestimmten Kunden gesucht werden. Wählen Sie ein Feld, z.B. die Kundennummer,
in der Auswahlliste aus und tragen Sie die Kundenummer im Eingabefeld rechts daneben ein.
Mit einem Klick auf "Suchen" wird das Suchergebnis in der Tabelle unten angezeigt.
Mit den Einstellungen "nur Hauptansprechpartner", "ohne E-Mail-Sperre" und "ohne Post-Sperre" können
die Ergebnisse weiter eingeschränkt werden. Mit Klick auf den Link "Tabelle anpassen"
können Sie festlegen, welche Felder in der Ergebnistabelle angezeigt werden.
Mit einem Klick auf das Lupensymbol in der Tabelle wird der Kunde zur Bearbeitung geöffnet.
5. Menü "Aktivitäten"
Hier können Sie einen Benutzer des CRMs auswählen.
Alle Aktivitäten, für die der Mitarbeiter verantwortlich ist, werden dann in der Tabelle aufgelistet.
Ein Klick auf "Kunde anzeigen" wechselt auf den
Reiter "Portal". Ein Klick auf "Aktivität anzeigen"
öffnet die Aktivität zur Bearbeitung.
6. Menü "Reports"
Hier finden Sie eine Sammlung von Auswertungen, mit denen Sie Reports über Ihren
Kundenbestand ausführen können. Klicken Sie auf einen der Links, um die
entsprechende Auswertung zu starten.
7. Datenexport
Unter einigen Tabellen im CRM finden Sie den Link "Export". Ein Klick auf diesen Link öffnet
ein weiteres Fenster, in dem Sie einstellen können, ob Sie die Daten der Tabelle als Text- oder
Exceldatei exportieren wollen. Geben Sie die gewünschten Trennzeichen (Semikolon, Komma oder Tabulator) an.
Mit der Einstellung "Überschriften der Felder als erste Zeile aufnehmen" werden die Spaltentitel der Tabelle
in den Export aufgenommen. Klicken Sie auf "OK "und speichern Sie die Exportdatei in einem beliebigen Verzeichnis ab.
8. Mailings
Unter jeder Tabelle, die Ergebnisse einer Suche oder Recherche anzeigt, finden Sie den Link "E-Mail".
Mit Klick auf diesen Link öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie eine E-Mail verfassen
und an alle Datensätze der entsprechenden Tabelle versenden können.
Sie können die E-Mail im Text- oder HTML-Format versenden. Tragen Sie den Absender
und einen Betreff ein. Den Text der E-Mail können Sie im Feld "Text "eingeben.
Mit "Autofelder einsetzen" kann ein Datenfeld aus der Datengruppe "Ansprechpartner"
ausgewählt werden. Als Platzhalter wird der Feldname und eine Zahlenkombination in eckigen Klammern
im Textfeld der Nachricht eingesetzt. Dieser Wert wird beim Absenden der Mail durch
den jeweiligen Wert des Feldes ersetzt. Sie können eine Datei in den Anhang der Mail aufnehmen,
die ebenfalls versendet wird. Mit der Einstellung "Aktivität generieren" wird für jeden per E-Mail
erreichten Kunden ein Logbucheintrag erzeugt und gespeichert.
Mit Klick auf "Test E-Mail" können Sie eine E-Mail an einen beliebigen Empfänger versenden,
um vor dem Versand des Mailings den Inhalt zu kontrollieren.
Diese Funktionalität steht nur zur Verfügung, wenn das Werkzeug
E-Mail-Service
eingerichtet wurde.
9. Automatische Aktivität
Unter jeder Tabelle, die Ergebnisse einer Suche oder Recherche anzeigt, finden Sie den Link "Aktivität".
Mit Klick darauf wird eine Seite geöffnet, auf der die Daten der Aktivität bearbeitet werden können.
Tragen Sie dazu ein Stichwort und den Text der Aktivität im Feld "Bemerkung" ein.
Wählen Sie die Abteilung und den zuständigen Mitarbeiter aus. Mit der Einstellung "erledigt"
können Sie die Aktivität als erledigt kennzeichnen. In "Erledigt bis" tragen Sie das Datum ein,
zu dem die Aktivität erledigt werden soll. Ist sie als erledigt gekennzeichnet, tragen Sie im
Feld "Erledigt am" ein, wann die Aufgabe erledigt wurde. Mit Klick auf "OK"
wird bei jedem Kunden, der in der Tabelle angezeigt wird, automatisch eine Aktivität mit Ihren Angaben erzeugt und gespeichert.