Office-Integration: Eigenschaften Eingabeseite

Mit der Einstellung Office-Integration aktivieren wird die Eingabeseite zur Eingabemaske, in der Sie später in Microsoft Office auch Zusatzinformationen wie z.B. den Titel, das letzte Bearbeitungsdatum etc. erfassen und bearbeiten können.

Tragen Sie in Titel eine Bezeichnung ein, die beschreibt, auf welche Art von Dokumenten Sie zugreifen. Unter diesem Titel können Sie die Dokumente später in Office in einer Liste anzeigen und öffnen. In Beschreibung können Sie weitere Informationen hinterlegen.

Im unteren Bereich des Dialoges definieren Sie im Feld Auswahlliste für "Aus Intrexx öffnen", welche Informationen die Liste in Office enthält, aus der sie die Dokumente im Portal erreichen.

Mit Klick auf

Auswahlliste bearbeiten öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Felder für die Liste zusammenstellen können.

Stellen Sie die Felder für die Auswahlliste für "In Intrexx speichern unter" auf dieselbe Weise zusammen. Diese Liste wird angezeigt, wenn Sie ein Dokument in Office mit dem Dateimenü In Intrexx Speichern unter ablegen wollen.

Die Auswahlliste zur Auswahl des Elterndatensatzes kann nur bearbeitet werden, wenn sich die Eingabeseite in einer untergeordneten Datengruppe befindet.

Eine Eingabeseite mit aktivierter Office-Integration erkennen Sie in der Applikationsstruktur an der roten Kennzeichnung.

Einige Eingabe- und Ansichtselemente dürfen bei einer Office-Integration nicht eingesetzt werden. Diese Elemente werden in Bereich Elemente automatisch deaktiviert und können nicht mehr auf der Eingabeseite angelegt werden.

Schaltflächen können zwar angelegt werden (z.B. für die Benutzung der Eingabeseite im Portal), werden aber beim Laden der Eingabemaske in MS Office nicht dargestellt. Die eingestellten Aktionenstehen also in Office nicht zur Verfügung. Wird im Portal über den Browser auf die Eingabeseite zugegriffen, ist die Schaltfläche wie gewohnt erreichbar und führt auch alle konfigurierten Aktionen aus. Script, der bei der Eingabeseite oder einem Element auf der Seite definiert ist, wird beim Laden in MS Office ebenfalls nicht ausgeführt. Gruppierungen können zwar eingesetzt werden, werden aber in Office ignoriert.

Zum Abschluss müssen nun noch die Applikationsrechte eingestellt werden. Die Rechte können Sie im Eigenschaftendialog der Applikation regeln.

Räumen Sie den Benutzern der Office-Integration mindestens die Datengruppenrechte Lesen, Hinzufügen und ändern an der Datengruppe, in der sich die Eingabeseite befindet, ein. Diese Rechte sind für die Bearbeitung der Dokumente erforderlich. Auch die Rechte an der Eingabeseite, die Sie auf den Reiter Seiten einstellen können, sind erforderlich.

Dokumente in untergeordneten Datengruppen

Die Verwaltung der Dokumente im Portal kann mit untergeordneten Datengruppen hierarchisch strukturiert werden. Wenn Sie z.B. die Dokumente von Partnern verwalten, und Dokumente, die die Kunden jedes Partners betreffen, legen Sie eine Hauptdatengruppe Partner und eine untergeordnete Datengruppe Kunden an.

Im Eigenschaftendialog der Eingabeseite in der untergeordneten Datengruppe kann nun die Auswahlliste zur Auswahl des Elterndatensatzes bearbeitet werden. Gehen Sie hier genauso vor wie bei der Einstellung der Listen Aus Intrexx öffnen und In Intrexx speichern unter, nur dass hier alle Felder aus der übergeordneten Datengruppe für die Spalten der Liste in MS Office ausgewählt werden.

Die automatische Zuordnung des untergeordneten Datensatzes zum Elterndatensatz in den MS Office Dialogen übernimmt Intrexx für Sie, wenn Sie ein untergeordnetes Dokument in Intrexx speichern.